Chystáte sa založiť si obchodnú spoločnosť, no neviete ako na to, resp. neviete čoho sa máte pri jej založení vyvarovať? V tom prípade ste na správnom mieste. Práve v tomto článku sme pre vás pripravili jednoduchý prehľad najčastejších skutočností, na ktoré si treba dávať pozor pri zakladaní najdominantnejšej formy obchodnej spoločnosti v podmienkach Slovenskej republiky, ktorou je spoločnosť s ručením obmedzeným.
1. Výber obchodného mena
Azda prvým krokom pri zakladaní s. r. o. je výber jej obchodného mena. Obchodné meno s. r. o. je názov, pod ktorým budete po jej úspešnom zapísaní do obchodného registra vykonávať svoju podnikateľskú činnosť.
Nezabezpečí vám len dostatočnú identifikáciu pre účely komunikácie s ostatnými subjektami, s ktorými prídete do kontaktu, ale rovnako vás bude reprezentovať pri budovaní si dobrého mena. Častou chybou však býva zvolenie/výber existujúceho obchodného mena, tzn. obchodný register vami vybrané obchodné meno už obsahuje.
Pri jeho výbere tak musíte mať na pamäti, že obchodné meno nesmie byť totožné a ani zameniteľné s obchodným menom iného podnikateľa, ktorý si ho nechal do obchodného registra zapísať pred vami.
V prípade ak registrovému súdu doručíte návrh na zápis spoločnosti s obchodným menom už existujúcej spoločnosti, takýto návrh vám registrový súd zamietne. Keďže súčasťou názvu právnických osôb je aj dodatok označujúci ich právnu formu, t.j. s. r. o., nebude postačovať ani to ak zmeníte dodatok napr. na spol. s r.o.
Okrem toho je potrebné zdôrazniť, že o totožnosť ide vždy aj vtedy, pokiaľ sa síce zvolené obchodné meno píše rovnako, no plánujete ho vyslovovať v zmysle fonetiky odlišne. Aj v takomto prípade by išlo o totožnosť obchodného mena, čo by založilo dôvod na zamietnutie návrhu na zápis.
Registrový súd sa síce zaoberá len totožnosťou zvoleného obchodného mena a nie jeho zameniteľnosťou, no automaticky to neznamená, že ak vám bude vami zvolené obchodné meno zapísané, nemôžu vám vzniknúť žiadne ďalšie problémy. V súvislosti so zameniteľnosťou obchodného mena môže začať súdny spor, v ktorom by sa riešila zameniteľnosť.
To, či obchodný register vami zvolené obchodné meno už obsahuje si môžete jednoducho overiť na jeho webovom sídle www.orsr.sk.
2. Výber sídla spoločnosti
Neodmysliteľnou súčasťou pri zakladaní s. r. o. je určenie jej sídla. Keďže ide o nevyhnutnú podmienku jej založenia, musia ho mať určené všetky spoločnosti, pričom evidované bude v obchodnom alebo živnostenskom registri či v inej evidencii. Pod sídlom spoločnosti si môžete predstaviť adresu, na ktorej bude vaša spoločnosť počas svojej existencie sídliť (štatutárne sídlo), no nemusí tam automaticky vykonávať aj svoju podnikateľskú činnosť (tú môže vykonávať na inom mieste). Môže ísť o byt, dom či nebytový priestor, no podmienkou je to, aby takáto nehnuteľnosť bola riadne skolaudovaná, mala určenú adresu a pridelené súpisné číslo.
Obchodný register vám však zvolené sídlo nezapíše, ak k nemu nepreukážete určitý vzťah, resp. oprávnenie. Pôjde o preukázanie vlastníckeho alebo užívacieho práva. Ak takéto právo nemáte, bude stačiť aj predloženie písomného súhlasu vlastníka nehnuteľnosti alebo jej časti so zápisom sídla do registra alebo príslušnej evidencie.
Tu je potrebné dať do pozornosti, že písomný súhlas musí byť úradne osvedčený.
3. Výber predmetu podnikania
Zvýšenú pozornosť treba mať aj pri výbere predmetu podnikania. Cieľom samotnej činnosti, ktorá bude v rámci spoločnosti vyvíjaná predsa s najväčšou pravdepodobnosťou hraničiacou s istotou bude práve dosahovanie zisku.
V rámci predmetov podnikania si môžete vybrať hneď z viacerých druhov živností, a to voľných, remeselných alebo viazaných. Azda tou najjednoduchšou voľbou je siahnutie po voľnej živnosti, pretože sa pri nej nevyžaduje nijaká odborná spôsobilosť.
V prípade remeselnej živnosti musíte dávať pozor na to, aby ste disponovali potrebnou odbornou spôsobilosťou získanou vyučením v odbore na jej prevádzkovanie, alebo potrebnou praxou. V prípade ak siahnete po viazanej živnosti, budete musieť tiež preukázať potrebnú odbornú spôsobilosť.
Ak bude medzi vašimi predmetmi podnikania aj viazaná či remeselná živnosť, potrebujete súhlas zodpovedného zástupcu s ustanovením do funkcie. O bližších informáciách ohľadom konkrétneho druhu živnosti sa dočítate v jednotlivých prílohách k zákonu o živnostenskom podnikaní.
Ministerstvo vnútra SR pravidelne aktualizuje zoznam odporúčaných označení voľných živností a ich obsahové vymedzenie, ktorý je dostupný aj na webovom sídle ministerstva v sekcii živnostenské podnikanie.
Vždy si dajte pozor na to, pod aký druh vaša živnosť bude spadať. Nezabúdajte, že pri elektronickom ohlásení živností môžete ušetriť nemalé finančné prostriedky. Využitím portálu verejnej správy (kedy musíte disponovať tzv. zaručeným elektronickým podpisom a možnosťou na elektronické podpisovanie dokumentov) sa poplatky za ohlásenie voľných živností zrušili úplne a pri ostatných živnostiach sa znížili na polovicu.
4 . Získanie živnostenského oprávnenia
Na vykonávanie podnikateľskej činnosti vám však nebude postačovať len vybrať si predmet podnikania, ktorému sa plánujete venovať. Ešte naň potrebujete získať živnostenské oprávnenie. K vydaniu živnostenského oprávnenia pre s. r. o. je potrebné priložiť zakladací dokument, ktorý vám bližšie priblížime v časti 6. tohto článku – Vypracovanie zakladateľských dokumentov a ich podpis.
Okrem toho, ak bude medzi ohlasovanými živnosťami aj remeselná alebo viazaná živnosť, treba priložiť doklady preukazujúce odbornú spôsobilosť/prax. Živnostenské oprávnenie vystaví okresný úrad, odbor živnostenského podnikania, príslušný podľa okresu sídla vami zakladajúcej s. r. o. Ak vybavíte ohlásenie živnosti elektronicky so zaručeným elektronickým podpisom, môžete ušetriť.
Pamätajte na to, že v prípade ak by ste sa rozhodli prevádzkovať živnosť bez živnostenského oprávnenia, živnostenský úrad má právo uložiť vám pokutu.
5. Výber konateľa/konateľov spoločnosti
Novú s. r. o. môže založiť aj iná, už existujúca právnická osoba. Jediným zakladateľom (alebo jediným spoločníkom) novej s. r. o. by ste však mohli byť len vtedy, ak by ste v rámci už existujúcej s. r. o. mali dvoch alebo viacerých spoločníkov.
Ak sa však chystáte pristúpiť k zakladaniu s. r. o. ako fyzická osoba, jediným spoločníkom môžete byť maximálne v troch s. r. o. Aj naďalej tu však zostáva možnosť ako si založiť štvrtú, prípadne aj ďalšie s. r. o., ak už ste ako spoločník v troch s. r. o. V takomto prípade ju musíte založiť spolu s ďalšou osobou alebo vymyslieť inú podnikateľskú štruktúru.
Preto majte na pamäti, že existujú aj obmedzenia čo sa týka zakladateľov s. r. o., nech už sa ju rozhodnete zakladať v postavení fyzickej alebo právnickej osoby.
6. Vypracovanie zakladateľských dokumentov a ich podpis
Ak sa s. r. o. rozhodnete zakladať ako jediná osoba, budete vypracovávať zakladateľskú listinu. Ak sa však rozhodnete zakladať s. r. o. spolu s inou/inými osobami, budete potrebovať vypracovať spoločenskú zmluvu. Oba so zmienených dokumentov plnia rovnakú funkciu, rozdiel je len v ich názve.
Najväčší kameň úrazu býva práve v ich vypracovaní. V praxi nastáva často situácia, kedy je ich znenie nepresné, neúplné či s chybami. Zakladateľská listina ako aj spoločenská zmluva majú zákonom stanovené náležitosti, ktoré musia obsahovať. Ani jedna z nasledujúcich informácií v nich nemôže absentovať:
- obchodné meno a sídlo spoločnosti,
- určenie spoločníkov uvedením názvu a sídla právnickej osoby alebo mena a bydliska fyzickej osoby,
- predmet podnikania,
- výšku základného imania a výšku vkladu každého spoločníka a výšku splatených vkladov pri založení spoločnosti vrátane spôsobu a lehoty splácania vkladu, a pokiaľ ide o nepeňažné vklady, aj ich predmet a určenie peňažnej sumy, v akej sa nepeňažný vklad započítava na vklad spoločníka, ku ktorému sa zaviazal,
- mená, bydliská a rodné čísla prvých konateľov spoločnosti a spôsob, akým konajú v mene spoločnosti; pri zahraničnej fyzickej osobe sa uvádza dátum narodenia, ak rodné číslo nebolo pridelené,
- mená, bydliská a rodné čísla členov prvej dozornej rady, pokiaľ sa zriaďuje; pri zahraničnej fyzickej osobe sa uvádza dátum narodenia, ak rodné číslo nebolo pridelené,
- určenie správcu vkladov,
- výšku rezervného fondu, ak spoločnosť vytvára rezervný fond pri svojom vzniku, a výšku, do ktorej je spoločnosť povinná rezervný fond dopĺňať, a spôsob dopĺňania,
- výhody poskytnuté osobám podieľajúcim sa na založení spoločnosti alebo na činnostiach smerujúcich k nadobudnutiu oprávnenia na jej činnosť,
- predpokladané náklady spoločnosti súvisiace so založením a vznikom spoločnosti
- a ďalšie údaje, ak tak ustanovuje zákon.
Okrem toho môže byť obsahom zakladateľského dokumentu, že s. r. o. vydá stanovy, ktoré upravia vnútornú organizáciu a podrobnejšie špecifikujú záležitosti obsiahnuté v zakladateľskom dokumente.
Ďalšími dokumentmi, ktoré je potrebné vypracovať, sú: vyhlásenie správcu vkladu, súhlas vlastníka nehnuteľnosti so zapísaním nehnuteľnosti ako sídla, podpisový vzor konateľov a plnomocenstvo pre osobu, ktorá vybavuje zápis. Ak s. r. o. zakladá len jeden spoločník, ktorým je fyzická osoba, vyžaduje sa vyhlásenie spoločníka o tom, že nie je jediným zakladateľom/spoločníkom vo viac ako dvoch s. r. o. Ak spoločnosť zakladá jediná právnická osoba, treba vyhlásenie, že má viac spoločníkov, resp. že jeho jediným spoločníkom nie je s. r. o.
Podpisy zakladajúcich osôb na zakladacom dokumente musia byť úradne overené notárom alebo matrikou. Úradné overenie podpisu sa nevyžaduje, ak zakladací dokument a všetky potrebné dokumenty k tomu budú podpísané kvalifikovaným elektronickým podpisom s časovou pečiatkou.
Vzhľadom na skutočnosť, že obchodný register môže zápis s. r. o. odmietnuť a to z dôvodu, že zakladateľský dokument nebude obsahovať úplné a bezchybné, zákonom predpokladané náležitosti, je lepšie, ak si zakladateľský dokument necháte pripraviť odborníkom v danej oblasti.
Ako najvhodnejšia možnosť prichádza do úvahy osoba s právnickým vzdelaním, s dlhoročnými skúsenosťami z praxe a z práva obchodných spoločností, ktorá je zvyknutá podpisovať kvalifikovaným elektronickým podpisom s časovou pečiatkou.
7. Preverovanie nedoplatkov a dlhov
Na tomto mieste sa dostávame k závažnej prekážke, ktorá v praxi spôsobuje to, že s. r. o. nebude zapísaná do obchodného registra. Pred samotným zápisom spoločnosti registrový súd zisťuje, či čo i len jeden zakladateľ (spoločník) nemá nedoplatky, pričom dodávame, že na konateľov sa toto obmedzenie nevzťahuje.
Ide o nedoplatky voči daňovému úradu a podlžnosti na odvodoch do Sociálnej poisťovne. Ak sa preukáže, že zakladateľ (spoločník) má nedoplatky, k zapísaniu s. r. o. do obchodného registra nedôjde a to až do momentu vyrovnania dlhu.
Okrem vyššie zmieneného by sme radi dodali, že založiť s. r. o. nemôže zakladateľ (spoločník), voči ktorému je vedená exekúcia. Rovnako sa exekúcia nemôže viesť ani voči konateľovi.
Uvedené prekážky by vám znemožnili založenie a zápis s. r. o. do obchodného registra rovnako tak ako nepriaznivý výpis z registra trestov (osoba musí byť bezúhonná). Treba sa im vopred vyvarovať. Malým pozitívom je aspoň skutočnosť, že dlhy na odvodoch v zdravotnej poisťovni založeniu s. r. o. neprekážajú.
8. Registrácia na daňovom úrade
Pri ohlasovaní predmetu podnikania môžete v rámci živnostenského úradu využiť služby jednotného kontaktného miesta a spolu s ohlásením živnosti môžete uviesť aj údaje pre splnenie daňovej registrácie.
Ak tak neurobíte, budete musieť vykonať registráciu na daňovom úrade. Registráciu ale musíte stihnúť do 30 dní od úspešného zapísania s. r. o. do obchodného registra. Daňový úrad s. r. o. vydá osvedčenie o registrácii a pridelí daňové identifikačné číslo (DIČ).
Nesmiete zabudnúť, že na každý druh dane sa vyžaduje osobitná registrácia.
9. Zbytočnosť chýb
Na tomto mieste prízvukujeme, aby ste si všetky dôležité dokumenty a podklady niekoľkokrát celé prečítali. Často sa totiž stáva, že aj kvalitný odborník urobí v niektorom z dokumentov síce malú, ale podstatnú chybu z nepozornosti, ktorá celý proces zakladania a zapísania (vzniku) s. r. o. do obchodného registra skomplikuje a predĺži.
Dbajte predovšetkým na to, aby bol každý dokument náležite podpísaný, aby obsahoval dátum spísania a aby neobsahoval zbytočné preklepy.
10. Aktivácia elektronickej schránky po úspešnom zápise s. r. o. do obchodného registra
Záverom vás chceme upozorniť na aktiváciu elektronickej schránky. V prípade úspešného zápisu vašej novovzniknutej s. r. o. do obchodného registra bude vašej s. r. o. automaticky aktivovaná elektronická schránka po 10 dňoch od zápisu do obchodného registra.
Konateľ ju môže aktivovať aj skôr, no od momentu aktivácie bude prostriedkom komunikácie s jednotlivými úradmi, čo znamená, že od tohto momentu bude pre vás dôležité sledovať jej obsah, nakoľko doručovanie do nej môže mať za následky tzn. fikciu doručenia.
Na základe fikcie doručenia platí, že aj keď sa neoboznámite s obsahom doručenej správy, bude mať príslušné právne následky. Našim klientom odporúčame nastaviť si notifikácie e-mailom alebo prostredníctvom SMS správy, ktoré vás upozorňujú na prichádzajúcu poštu do elektronickej schránky.
Veríme, že sme Vás v tomto článku upozornili z nášho pohľadu na 10 najčastejších skutočností, na ktoré si treba dávať pozor pri zakladaní spoločnosti s ručením obmedzeným. V prípade nejasností sa na nás neváhajte obrátiť.
